مهم نیست در کدام صنعت یا شرکت تجاری کار می‌کنید، مهارتهای ارتباطی مؤثر با مافوق، همکاران و کارمندان دیگر شرکت، امر بسیار مهمی است. در عصر دیجیتال روابط اجتماعی در محیط کار شامل برقراری ارتباط به صورت حضوری و همچنین غیرحضوری و از طریق تلفن، ایمیل یا سایر رسانه‌ها ی اجتماعی است. امروزه کارمندان باید هر دو نحوهٔ برقراری ارتباط و همچنین مهارتهای ارتباطی و نحوه مؤثر انتقال پیام موردنظر خود را یاد بگیرند.
از این رو ما در لذت برتر قصد داریم مهم‌ترین مهارتهای ارتباطی در محیط کار را با هم بررسی کنیم.
مهارتهای ارتباطی که قرار است در این بخش معرفی کنیم، به شما کمک می‌کنند با روابط اجتماعی در محیط کار آشنایی بیش‌تری پیدا کنید. درواقع چنین مهارت‌هایی هستند که مسئول استخدام دوست دارد در رزومه شما ببیند.
تلاش کنید این مهارتهای ارتباطی را در خود تقویت کرده و در مصاحبه استخدامی آن‌ها را به خوبی نشان دهید تا از همان دیدار اول تأثیر خوبی روی کارفرما بگذارید. مهم‌ترین روابط اجتماعی در محیط کار به شرح زیر هستند.
فهرست محتوای مقاله
- ۱. گوش دادن
- ۲. مهارتهای ارتباطی غیرکلامی
- ۳. منظور خود را واضح بیان کنید
- ۴. دوستانه برخورد کنید
- ۵. اعتماد به نفس داشته باشید
- ۶. با همکاران خود همدل باشید
- ۷. ذهن بازی داشته باشید
- ۸. به دیگران احترام بگذارید
- ۹. مهارتهای ارتباطی خود را با گرفتن بازخورد گسترش دهید
- ۱۰. در استفاده از مهارتهای ارتباطی خود سلیقه به خرج دهید
۱. گوش دادن
یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری یک ارتباط خوب این است که سعی کنید شنونده خوبی باشید. هیچ‌کس علاقه‌ای ندارد با افرادی که دوست دارند فقط خودشان حرف بزنند و به حرف‌های دیگران اهمیت نمی‌دهند، ارتباط برقرار کند. اگر این مورد از مهارتهای ارتباطی را نتوانید رعایت کنید و شنوندهٔ خوبی نباشید، درک کارهایی که از شما خواسته می‌شود، برایتان سخت می‌شود.
برای پیشرفت در روابط اجتماعی در محیط کار، گوش دادن فعال را تمرین کنید. گوش دادن فعال حالتی است که شما به حرف‌های طرف مقابل خود با دقت کامل گوش می‌دهید، سؤالاتی واضح می‌پرسید و در نهایت برای اطمینان از درک موضوع آنچه فرد مقابلتان می‌گوید را تکرار می‌کنید. از طریق این مهارت شما می‌توانید به خوبی حرف طرف مقابل خود را درک کرده و جواب مناسبی به او بدهید.
۲. مهارتهای ارتباطی غیرکلامی
از دیگر مهارتهای ارتباطی مهم و مؤثر بر روابط اجتماعی در محیط کار، نحوه استفاده از ارتباطات غیرکلامی است. زبان بدن، برقراری تماس چشمی، حرکات دست‌ها و تن صدای شما بر روی پیامی که می‌خواهید به مخاطب خود منتقل کنید، تأثیرگذار هستند.
حال خوب، حالت ایستادن راحت – ایستادن با بازوهای باز و پاهای راحت – و یک لحن دوستانه باعث می‌شود شما در نظر دیگران قابل دسترس به نظر برسید و آن‌ها را مشتاق می‌کند با شما راحت‌تر صحبت کنند.[irp]
برقراری تماس چشمی هم بر روابط اجتماعی در محیط کار تأثیر می‌گذارد. در این حالت تماس چشمی با فرد مقابل به او ثابت می‌کند که شما روی گفتگو تمرکز کرده‌اید. البته لزومی ندارد بیش از حد به دیگران خیره شوید، ممکن است این کار مخاطب شما را معذب کند.
هنگام صحبت کردن باید به نشانه‌های غیرکلامی افراد دیگر هم دقت کنید. در اکثر مواقع نشانه‌های غیرکلامی احساس واقعی طرف مقابل را نشان می‌دهد. برای مثال اگر مخاطبتان در چشم‌های شما نگاه نمی‌کند، ممکن است به این معنی باشد که او از شما ناراحت است و یا حقیقت را پنهان می‌کند.
۳. منظور خود را واضح بیان کنید
یکی دیگر از مهارتهای ارتباطی، برقراری ارتباط کلامی مناسب است. ارتباط کلامی خوب به معنی به اندازه حرف زدن است، شما نباید خیلی زیاد و یا خیلی کم صحبت کنید. سعی کنید با حداکثر چند کلمه پیام خود را به مخاطب منتقل کنید.
با توجه به روابط اجتماعی در محیط کار، فرقی ندارد با کسی حضوری حرف می‌زنید یا غیرحضوری و از طریق تلفن یا ایمیل، در هر دو حالت باید حرفتان را واضح و مستقیم بیان کنید. در غیر این صورت، مخاطب حرف شما را قطع خواهد کرد و یا منظور شما را به درستی متوجه نمی‌شود. قبل از صحبت کردن درباره چیزهایی که می‌خواهید بگویید، فکر کنید. این کار به شما کمک می‌کند بیش از حد صحبت نکرده و مخاطبان خود را هم گیج نکنید.
۴. دوستانه برخورد کنید
یک لحن صمیمی، یک سؤال شخصی و یا یک لبخند ساده همکاران را تشویق به برقراری ارتباط صمیمی و صادقانه با شما می‌کند. نحوه برقراری روابط اجتماعی در محیط کار به این صورت است که شما باید در تمام مکالمات شفاهی و کتبی خود ادب را رعایت کنید؛ همچنین می‌توانید ایمیل‌هایی که برای همکاران خود می‌فرستید را شخصی‌سازی کنید.
در این صورت همکاران شما احساس رضایت بیش‌تری خواهند داشت. برای مثال می‌توانید ایمیل خود را با یک جملهٔ کوتاه شروع کنید، مانند: «امیدوارم همگی آخر هفته خوبی داشته باشید.»
۵. اعتماد به نفس داشته باشید
داشتن اعتماد به نفس هنگام برقراری ارتباط با دیگران یکی از مهارتهای ارتباطی مهم است که روابط اجتماعی در محیط کار را تحت تأثیر قرار می‌دهد. اگر با اعتماد به نفس صحبت کنید به همکاران خود نشان می‌دهید که به حرفی که می‌زنید باور دارید و به آن عمل خواهید کرد.
برای نشان دادن اعتماد به نفس در قالب روابط اجتماعی در محیط کار، کافی است کارهای سادهای مانند برقراری تماس چشمی و یا استفاده از لحنی قاطع و در عین حال دوستانه را انجام دهید. به حالت پرسشی جمله‌های خود را بیان نکنید. البته باید مراقب باشید در نظر دیگران متکبر و یا پرخاشگر جلوه نکنید. باید به نظرات دیگران گوش دهید و با آن‌ها همدلی کنید.[irp]
۶. با همکاران خود همدل باشید
همدلی یکی از مهارتهای ارتباطی مهمی است که باید هنگام برقراری روابط اجتماعی در محیط کار در نظر داشته باشید. برای انجام این کار می‌توانید از عبارت‌های سادهای مانند: «چیزهایی که پشت سر گذاشته‌ای را درک می‌کنم.» استفاده کنید. با استفاده از این جملات مشخص می‌شود که شما حرف مخاطب خود را درک کرده‌اید و برای نظرت آن‌ها احترام قائل هستید.
در این مرحله می‌توانید از یکی از مهارتهای ارتباطی که پیش از این ذکر شد، یعنی از گوش دادن فعال استفاده کنید. این مهارت ارتباطی به شما کمک می‌کند خود را با طرف مقابل خود تطبیق دهید، این موضوع نشان دادن همدلی را برای شما آسان‌تر می‌کند.
۷. ذهن بازی داشته باشید
اگر قصد دارید یک ارتباط خوب با همکاران خود برقرار کنید باید با ذهنی باز و انعطاف‌پذیر مکالمه را شروع کنید. به جای این‌که فقط روی مفهوم موردنظر خود تاکید داشته باشید، سعی کنید با ذهنی باز به نظرات دیگران گوش داده و آن‌ها را درک کنید. از طریق به‌کارگیری مهارتهای ارتباطی مانند تمایل به گفتگو، می‌توانید حتی با کسانی که با نظراتشان مخالف هستید، یک گفتگوی صادقانه و پربار داشته باشید.
۸. به دیگران احترام بگذارید
درصورتی‌که به همکاران خود نشان دهید که برای آن‌ها و نظراتشان احترام قائل هستید، آن‌ها هم راحت‌تر با شما ارتباط برقرار می‌کنند. احترام گذاشتن با توجه به روابط اجتماعی در محیط کار می‌تواند کار سادهای باشد. برای مثال با صدا زدن نام یک نفر، برقراری تماس چشمی و گوش دادن فعال زمانی که همکارانتان مشغول صحبت هستند، باعث ایجاد احساس رضایت در آن‌ها می‌شود.
این مورد از مهارتهای ارتباطی در هنگام گفتگو از طریق تلفن هم به کار می‌رود، در این حال باید از هرگونه حواس‌پرتی خودداری کرده و بر روی مکالمه خود تمرکز کنید. زمانی که به دیگران ایمیل می‌دهید هم می‌توانید با صرف زمان بر روی ویرایش متن خود، به آن‌ها احترام بگذارید.
اگر ایمیلی که بی‌دقت نوشته شده و گیج‌کننده است برای دیگران بفرستید، برای دریافت‌کننده‌ها این سوءتفاهم پیش می‌آید که شما به اندازه کافی به آن‌ها احترام نمی‌گذارید.[irp]
۹. مهارتهای ارتباطی خود را با گرفتن بازخورد گسترش دهید
از جمله مهارتهای ارتباطی مهم در روابط اجتماعی، توانایی ارسال و دریافت بازخوردهای مناسب در محیط کار است. مدیران و سرپرستان باید به دنبال راه‌هایی برای ارسال بازخوردهای سازنده به کارمندان خود باشند.
مدیران برای ارسال بازخورد می‌توانند از ایمیل، تماس تلفنی و یا گزارش هفتگی استفاده کنند. ارائه بازخورد شامل تشویق کارکنان هم می‌شود. گاهی با یک جمله ساده مانند: «کارت خوب بود.» یا «ممنون که به این کار رسیدگی کردی.» می‌توانید کارمندان را تشویق کنید و از طریق استفاده از این مورد از مهارتهای ارتباطی انگیزهٔ آن‌ها را بالا ببرید.
به این ترتیب شما هم قادر به پذیرش بازخوردهای دیگران باشید و حتی آن‌ها را تشویق کنید که این کار را انجام دهند. با توجه به روابط اجتماعی در محیط کار، درصورتی‌که درباره مسئله‌ای شک داشتید می‌توانید به بازخوردهای دیگران گوش دهید و با پرسیدن سؤالاتی واضح، از نظرات آن‌ها بهره بگیرید.
۱۰. در استفاده از مهارتهای ارتباطی خود سلیقه به خرج دهید
آخرین مورد از مهارتهای ارتباطی مربوط به روابط اجتماعی در محیط کار، حفظ تعادل در برقراری ارتباط در شرایط مختلف است. برای مثال برخی از مکالمات جدی مانند مکالمات مربوط به اخراج، استعفا، تغییر در میزان حقوق و… معمولاً به صورت حضوری صورت می‌گیرد.
گاهی نیز برخی از روابط اجتماعی در محیط کار به سادگی صورت نمی‌گیرند، زیرا بعضی از افراد مانند رئیس ممکن است برنامهٔ کاری پرمشغله‌ای داشته باشند؛ در نتیجه برقراری ارتباط با این‌گونه افراد باید از طریق راه‌های دیگری مانند ایمیل صورت بگیرد. اگر این مورد از مهارتهای ارتباطی را به کار بگیرید، مخاطبان به خاطر درایت شما در انتخاب روش‌های ارتباطی قدردان شما خواهند شد و بیش‌تر تمایل پیدا خواهند کرد به درخواست شما پاسخ مثبت بدهند.
جمع‌بندی
روابط اجتماعی در محیط کار ممکن است پیچیده به نظر برسد، با این حال شما می‌توانید با به‌کارگیری مهارتهای ارتباطی این‌گونه مسائل را برای خود ساده‌تر کنید. اگر به دنبال استخدام شدن در یک محل اداری هستید، لازم است این مهارت‌ها را در خود تقویت کرده و در مصاحبه‌های شغلی به نمایش بگذارید. البته بعد از استخدام هم باید به بهبود این مهارت‌ها ادامه داده و همکاران و رئیس خود را تحت تأثیر قرار دهید.
مطالب خیلی خوب بود